La dématérialisation des documents administratifs ou comptables (contrats, courriers, factures, formulaires, justificatifs, appels d’offres, notes de frais...) représente un enjeu majeur pour les entreprises. Elle présente des atouts en termes de préservation de l’environnement. Remplacer les documents papier par des versions électroniques est la première étape pour mettre en place une politique zéro papier et tendre vers la transformation digitale.

Pourquoi dématérialiser vos documents ?


Avant toute chose, la dématérialisation des factures, des bulletins de paie, des justificatifs des frais et autres documents comptables constitue un atout majeur au niveau de l’organisation. En effet, cette pratique facilite la gestion des mails, fax, factures fournisseurs, etc. Fini les tonnes de papier qui jonchent sur le bureau ! Autres atouts :

Gain de place : les documents numérisés sont stockés sur des serveurs libérant ainsi les archives.
Gage de productivité : la dématérialisation permet de gagner du temps. Au lieu d’exécuter des tâches chronophages et répétitives comme le classement, l’indexation et l’archivage des documents, l’agent peut vaquer à ses autres occupations. Boulangers, vous pouvez garder un œil sur l’évolution de vos ventes et fluidifier l’encaissement via une caisse boulangerie. La solution proposée par Clictill est compatible avec divers supports dont l’iPad, une tablette, un Smartphone, un TPE, etc.
Réduction des coûts : dématérialiser les documents réduits par la même occasion les coûts liés à l’expédition des factures et leur stockage et archivage. Faute de places, certaines entreprises sont obligées de louer des espaces de stockage pour entreposer leurs documents au format papier. Des économies substantielles à la clé !
Accessibilité des données : via les serveurs ou le partage des fichiers en ligne, les collaborateurs qui doivent travailler sur un même projet accèdent aisément et à tout moment aux documents dont ils ont besoin, et ce, même à distance. Les échanges avec les clients, fournisseurs ou autres experts sont par ailleurs fluidifiés et les déplacements évités.
Sécurité des données : il est plus facile d’archiver les documents électroniques et de retrouver leur trace. Pas de risque de les égarer ! Ils sont également à l’abri des dangers de détérioration en cas d’incendie ou un dégât des eaux.

La dématérialisation des documents constitue un atout non négligeable pour le télétravail.

Quels peuvent être les freins pour sa mise en place ?


La numérisation des documents présente des limites que vous devez connaître avant de vous lancer. En premier lieu, il est primordial de préparer les acteurs concernés au risque de faire face à des résistances. Vos collaborateurs, qui ont l’habitude de traiter les informations selon les mêmes protocoles depuis de nombreuses années, peuvent être réticents. Laissez-leur un temps d’adaptation pour appréhender ces changements et les solutions de dématérialisation qui vont avec. Vous pouvez également mettre en place un accompagnement. Cela représente un investissement que vous devez prendre en compte.

Remplacer les documents sous format papier par des documents numériques comporte d’autres frais : l’installation du logiciel de GED, sa maintenance, mais aussi la formation des utilisateurs, comme mentionnée plus haut. La sécurisation des données est une aussi une question à soulever. Des coûts supplémentaires sont engagés pour la protection des informations qui circulent en interne, mais également en dehors des bureaux.

Ca vient de sortir : parcourez cet excellent guide spécial aspirateur balai electrolux avant de vous rendre en magasin !

Derniers articles :

La dématérialisation des documents administratifs ou comptables (contrats, courriers, factures, formulaires, justifica...
L'un des principaux conseils qui semble être inclus dans les recommandations des médecins sur la façon d'être en mei...

Mono Livet

Copyright Mono Livet

[[benchmark]]